Implementatie inkoopproces

Nadat in 2018 de definitieve keuze is gemaakt voor Spend Cloud van ProActive als inkoopsysteem, kon de implementatie hiervan in 2019 worden gestart.

In 2020 zijn de nodige stappen gezet om verbeteringen in het inkoopproces vorm te geven. Het inkoopbeleid werd vastgesteld, er werd een project gestart om een digitaal proces van aankoopaanvraag tot betaling en alle tussenliggende handelingen te implementeren en er werd een externe partij gevonden die de operationele kant van het inkoopproces op het gewenste niveau ging uitvoeren. Daarnaast werd een spend-analyse ontwikkeld die ieder kwartaal wordt uitgevoerd. Deze analyse wordt gebruikt om de rechtmatigheid van gemaakte kosten vast te stellen.
Hieruit komt een aanbestedingskalender voort waarin Europese aanbestedingen worden gepland en gemonitord. De adviseur Inkoop begeleidt de aanbestedingsprocessen en bewaakt tijdigheid en vormvereisten.

De aanbestedingsprocedures zorgen ervoor dat, met het vormgeven van de bijbehorende programma’s van eisen, de organisatie gestructureerd nadenkt over de benodigde kwaliteit van de aan te besteden goederen en diensten. In 2020 werd als gevolg van deze verbeteringen een substantiële besparing bereikt.